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Das Nachweisgesetz –

Arbeitsverträge ab sofort nur noch in Schriftform?

Was rechtlich bislang möglich war, auch wenn es innerhalb der meisten Arbeitsverhältnisse wohl eher die Ausnahme als die Regel war, ist seit dem 01.08.2022 rechtlich ausgeschlossen: Arbeitsverträge ohne feste Formerfordernisse.

Grundsätzlich sieht die deutsche Gesetzgebung nur für wenige Vertragsarten feste Formvorschriften vor. Berühmtestes Beispiel ist hier wohl der Kaufvertrag über ein Grundstück. Dieser muss sogar durch einen Notar niedergelegt werden. Für die meisten anderen Vertragsarten gelten keine festen Formvorschriften. Verträge können auf unterschiedlichste Art und Weise geschlossen werden und ein Handschlag ist in den allermeisten Fällen rechtlich nicht weniger wert als das geschriebene Wort.

Für den Arbeitsvertrag sind diese Zeiten jetzt vorbei.
Das neue Nachweisgesetz (NachweisG) sieht vor, dass für die dort gelisteten Vertragsbedingungen die Schriftform einzuhalten ist. Auch die elektronische Form (Bsp.: Vertragsbedingungen per E-Mail o.ä.) reicht nicht aus. Dies führt im Ergebnis dazu, dass wohl der gesamte Arbeitsvertrag in Schriftform niederzulegen ist, da sich die Vertragsbedingungen naturgemäß im Arbeitsvertrag wiederfinden. Es wäre wenig praktikabel, einen Arbeitsvertrag digital oder und anschließend noch einmal die erforderlichen Hinweise und Vertragsbedingungen schriftlich auszuhändigen.

Das bedeutet:
Arbeitsverträge müssen ausgedruckt, eigenhändig von beiden Seiten unterzeichnet und persönlich übergeben bzw. postalisch gesendet werden. Eine Unterzeichnung per digitaler Unterschrift, wie es inzwischen in vielen Unternehmen üblich ist, wird wohl nicht mehr ausreichend sein. Für die Aushändigung der Arbeitsbedingungen bzw. des Arbeitsvertrages an die Arbeitnehmer*innen gelten, je nach Gegenstand der Vertragsbedingung, unterschiedlich lange Fristen, vom ersten Tag der Arbeitsleistung bis spätestens einen Monat nach vereinbartem Beginn des Arbeitsverhältnisses. Die Einzelheiten ergeben sich direkt aus dem Gesetz und würden hier den Rahmen sprengen, sodass in diesem Zusammenlag auf § 2 NachweisG verwiesen wird. Wichtig ist hier zu wissen, dass sich die Fristen für die Arbeitgeber hier verkürzt haben und die Arbeitgeber die Arbeitsbedingungen schneller als bisher (in Schriftform) an ihre Arbeitnehmer*innen aushändigen müssen.

In den allermeisten Unternehmen wird dies in den vergangenen Wochen und auch noch in den nächsten Monaten für erheblichen Mehraufwand in den zuständigen Personalabteilungen führen. Vertragsmuster müssen angepasst und neue Standards festgelegt werden. Es gibt allerdings einen kleinen Grund zum Aufatmen: die Regelungen gelten nur für neue Arbeitsverträge. Verträge von Arbeitnehmer*innen, die bereits vor dem 1. August 2022 in einem Unternehmen beschäftigt waren, bleiben unverändert. Die Arbeitnehmer*innen haben allerdings das Recht, ihren Arbeitgeber dazu aufzufordern, ihnen die neuen Informationen mitzuteilen. Dieser muss dann grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen reagieren und bereits die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich aushändigen.

Bei einem Verstoß gegen das NachweisG kann zukünftig außerdem ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß fällig werden. Wer also systematisch etwa gegen das Schriftformerfordernis verstößt, die Auskünfte nicht vollständig oder nicht rechtzeitig aushändigt, muss – gerade bei einer hohen Anzahl von Mitarbeitenden – tief in die Tasche greifen.