Während die Protokollierung von Sitzungen originäre Aufgabe der Betriebsratsmitglieder bleibt, ermöglicht § 40 Abs. 2 BetrVG die Inanspruchnahme externer Schreibkräfte – eine Option, die nicht nur für größere Gremien oder komplexe Mitbestimmungsszenarien in den Blick genommen werden sollte. Mit einer professionellen Herangehensweise und einer ausgewogenen Berücksichtigung aller Interessen können Betriebsräte ihre administrative Arbeit deutlich verbessern und sich stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Das Protokoll muss gemäß § 34 Abs. 1 BetrVG von der/von dem Betriebsratsvorsitzenden und einem weiteren Betriebsratsmitglied unterzeichnet werden. Die Verantwortlichkeit für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Sitzungsniederschrift muss bei diesen verblieben. Es besteht somit keine Möglichkeit, externe Personen als Schriftführer*in zu bestellen.

Unter den Voraussetzungen des § 40 Abs. 2 BetrVG (Stichwort: Büropersonal) besteht aber ein Anspruch des Betriebsrats auf eine externe Schreibkraft zur Unterstützung, unter anderem auch bei der Protokollierung der Sitzungen, wenn die Verantwortlichkeit bei den oben genannten Personen verbleibt.

1. Voraussetzungen für den Anspruch
Der Betriebsrat hat grundsätzlich einen Anspruch auf Büropersonal, wenn dies für die ordnungsgemäße Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlich ist. Bei der Entscheidung darüber, ob und in welchem Umfang Büropersonal benötigt wird, hat der Betriebsrat eine Einschätzungsprärogative. Er muss sowohl die Interessen der Belegschaft an einer sachgerechten Ausübung des Betriebsratsamts als auch die berechtigten Belange des Arbeitgebers, insbesondere hinsichtlich der Kostenminimierung, berücksichtigen.
Die Rechtsprechung macht deutlich, dass es nicht auf die Größe des Betriebsrats ankommt, sondern darauf, ob angesichts der anfallenden Büroarbeiten eine teil- oder vollzeitbeschäftigte Bürokraft für erforderlich gehalten werden darf.
Wenn die Erforderlichkeit zu bejahen ist, hat die Arbeitgeberin die Kosten für die externe Schreibkraft zu tragen.

2. Darlegungspflicht des Betriebsrats
Der Betriebsrat muss konkret darlegen, welche Bürotätigkeiten von der Schreibkraft erledigt werden sollen und welchen zeitlichen Umfang diese Arbeiten erfordern. Dazu gehört eine detaillierte Aufschlüsselung der anfallenden Verwaltungsarbeiten, einschließlich der Protokollführung, Korrespondenz, Terminplanung und Dokumentenverwaltung. Besonders wichtig ist es, den zeitlichen Umfang der benötigten Unterstützung realistisch einzuschätzen.
Der Anspruch auf eine Schreibkraft besteht grundsätzlich auch dann, wenn ein freigestelltes Betriebsratsmitglied selbst über schreibtechnische Kenntnisse verfügt. Der Anspruch besteht auch unabhängig davon, ob der Betriebsrat bereits mit moderner Bürotechnik ausgestattet ist.

3. Mögliche Einsatzgebiete und Aufgaben
Einer externen Schreibkraft kann durch den Betriebsrat aufgegeben werden, an den Betriebsratssitzungen teilzunehmen, um die Sitzungen zu protokollieren. Ebenfalls kann die externe Schreibkraft mit der Erstellung der Protokolle in Reinschrift beauftragt werden. Über die Protokollierung hinaus kann die externe Schreibkraft vielfältige administrative Aufgaben übernehmen, so das Bearbeiten der eingehenden Post, die Terminplanung, die Entgegennahme von Anfragen oder die Erstellung von Schriftstücken und Briefen und die Koordination mit anderen Gremien.

4. Auswahl der externen Schreibkraft
Es ist zu beachten, dass der Betriebsrat einen Anspruch auf Überlassung des erforderlichen Büropersonals hat, weil er schon mangels eigener Rechtspersönlichkeit niemanden selbst einstellen kann. Arbeitsvertragsparteien sind die externe Schreibkraft und die Arbeitgeberin. Aufgrund des notwendigen Vertrauensverhältnisses zum Betriebsrat ist dem Betriebsrat aber zumindest ein Mitspracherecht einzuräumen. Die Arbeitgeberin kann nicht einfach eine beliebige Person bestimmen, sondern muss die berechtigten Interessen des Betriebsrats an einer vertrauensvollen Zusammenarbeit berücksichtigen. Außerdem kann der Betriebsrat die Beschäftigung bestimmter Bürokräfte ablehnen.
Ideal ist eine Schreibkraft, die sich für die Arbeit des Betriebsrats interessiert und bereit ist, sich in die spezifischen Anforderungen einzuarbeiten.

5. Verschwiegenheitspflicht
Schließlich ist zu beachten, dass die externe Schreibkraft ebenso wie Betriebsratsmitglieder durch ihre Tätigkeit umfassende Kenntnis von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen erlangt. Hierüber muss sie Stillschweigen bewahren. Praktikabel ist diesbezüglich, wenn im Arbeitsvertrag ausdrücklich festgelegt wird, dass die externe Schreibkraft derselben Verschwiegenheitspflicht unterliegt, wie die Betriebsratsmitglieder.

6. Beschlussinhalte
Ist der Betriebsrat nach Abwägung der gegenseitigen Interessen zu dem Ergebnis gekommen, dass die Unterstützung durch eine externe Schreibkraft sachgerecht und erforderlich ist, hat er einen diesbezüglichen Beschluss zu fassen, in welchem (1.) eine konkrete externe Schreibkraft zu konkreten Aufgaben mit einem konkreten stundenweisen Umfang beauftragt wird, (2.) ausdrücklich klargestellt wird, dass die inhaltliche Verantwortung bei der/bei dem Schriftführer*in verbleibt und (3.) ausdrücklich klargestellt wird, dass die externe Schreibkraft derselben Verschwiegenheitsverpflichtung wie die Betriebsratsmitglieder unterliegt.

7. Fazit
Die Möglichkeit, eine externe Schreibkraft zu beanspruchen, stellt für Betriebsräte eine wichtige Unterstützung bei der Wahrnehmung ihrer vielfältigen Aufgaben dar. Während die rechtlichen Rahmenbedingungen klar definiert sind, erfordert die praktische Umsetzung eine sorgfältige Planung und Begründung. Betriebsräte sollten zunächst eine systematische Analyse ihres Arbeitsanfalls durchführen und konkret darlegen, welche Unterstützung sie benötigen und warum diese für die ordnungsgemäße Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

*Für Gesamtbetriebsräte und Konzernbetriebsräte gelten dieselben Grundsätze. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird jedoch im Folgenden nur von Betriebsräten und deren Mitgliedern gesprochen.

von Jacob Zeeb